Die Auftragsverarbeitung (AV) ist eine Form der Verarbeitung personenbezogener Daten, bei der ein Unternehmen (Auftraggeber) ein anderes Unternehmen (Auftragsverarbeiter) beauftragt, personenbezogene Daten in seinem Namen und auf seine Weisung zu verarbeiten. Der Auftragsverarbeiter ist verpflichtet, die Daten nur in dem Umfang und zu dem Zweck zu verarbeiten, der im Auftrag des Auftraggebers festgelegt ist.

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist ein schriftlicher Vertrag zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragsverarbeiter, in dem die Bedingungen für die Auftragsverarbeitung festgelegt sind. Einige der wichtigsten Elemente, die in einem AV-Vertrag enthalten sein sollten, sind:

1. Art und Zweck der Verarbeitung: Der Vertrag sollte die Art der personenbezogenen Daten und den Zweck der Verarbeitung genau beschreiben.

2. Rechte und Pflichten des Auftraggebers: Der Vertrag sollte die Pflichten des Auftraggebers hinsichtlich der Einhaltung der DSGVO und anderer Datenschutzvorschriften beschreiben.

3. Rechte und Pflichten des Auftragsverarbeiters: Der Vertrag sollte die Pflichten des Auftragsverarbeiters hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten beschreiben. Dazu gehören insbesondere die Verpflichtung, die Daten nur im Auftrag des Auftraggebers zu verarbeiten, die Einhaltung der Sicherheitsmaßnahmen und die Unterstützung des Auftraggebers bei der Einhaltung der Datenschutzvorschriften.

4. Dauer der Verarbeitung: Der Vertrag sollte die Dauer der Verarbeitung festlegen und beschreiben, wie die Daten am Ende der Verarbeitung zurückgegeben oder gelöscht werden.

5. Vertraulichkeit und Sicherheit: Der Vertrag sollte die Sicherheitsmaßnahmen und -verfahren beschreiben, die der Auftragsverarbeiter ergreift, um die personenbezogenen Daten zu schützen, einschließlich der Verpflichtung zur Meldung von Datenschutzverletzungen.

6. Unterauftragsverarbeitung: Der Vertrag sollte die Bedingungen für die Unterauftragsverarbeitung durch den Auftragsverarbeiter festlegen und vorsehen, dass der Auftraggeber der Unterauftragsverarbeitung zustimmen muss.

7. Audit- und Überwachungsrechte: Der Vertrag sollte die Bedingungen für Audits und Überwachungen durch den Auftraggeber oder durch Dritte festlegen, einschließlich der Verpflichtung des Auftragsverarbeiters, dem Auftraggeber die erforderlichen Informationen zur Verfügung zu stellen.

Ein gut gestalteter AV-Vertrag ist daher ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Datenschutzmanagements und ein wichtiger Schritt zur Einhaltung der Datenschutzvorschriften.